Elektronische Übermittlung von Rechnungen

Wer digitale Waren verkauft oder digitale Dienstleistungen anbietet, hat in der Regel auch ein Interesse daran, seine Rechnungen in digitaler Form zu erstellen. Hierbei scheint sich die Erstellung von Rechnungen im so genannten PDF–Format durchzusetzen. Dabei sind jedoch bestimmte Anforderungen im Bezug auf die Vorsteuerabzugfähigkeit der Rechnung zu erfüllen.

Der Gesetzgeber betrachtet nach wie vor, die Papierform als den Hauptträger von Rechnungsdokumenten. Doch erkennt er auch die elektronische Form an, sofern der Empfänger diesem zustimmt (§ 14 I UStG 1980).

Die Form der Zustimmung ist an keine hohen Anforderungen gebunden, vielmehr reicht es aus, wenn der Versender sich diese Zustimmung über eine entsprechende Regelung in seinen AGB einholt. Alternativ kann die Zustimmung auch nachträglich eingeholt werden, zum Beispiel durch eine entsprechende Bestätigungsfunktion in der Email, mit der die Rechnung versendet wird. Stillschweigen reicht ebenso als Zustimmung.

Weiterhin stellt der Gesetzgeber darauf ab, dass deren Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet ist (§ 14 III UstG 1980). Dieses kann zum einen mit Hilfe der qualifizierten elektronischen Signatur und zum anderen durch das so genannte EDI- Verfahren erfolgen.Bei der qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 3 SigG) handelt es sich um eine Signatur, die ausschließlich dem Schlüsselinhaber zugeordnet ist und dessen Identifizierung ermöglicht. Sie wird mit Mitteln erzeugt, die nur dem Inhaber zugänglich sind und deren Daten so verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann.

Darüber hinaus muss die Signatur auf einem gültigen Zertifikat beruhen. Das zertifikatsaustellende TrustCenter muss akkreditiert sein (§ 15 SigG). Eine solche Signatur kann zum Beispiel mit Hilfe einer entsprechenden KeyKarte und eines Kartenlesers erfolgen, sofern dieser durch ein TrustCenter zertifiziert ist.

Im Programm Adobe Acrobat ist eine entsprechende Schnittstelle zur elektronischen Signatur vorhanden.

Ebenso können Rechnungen im EDI- Verfahren übertragen werden. Doch ist hier entweder eine ausgedruckte Sammelrechung als Nachweis erforderlich, oder aber eine Sammelrechung in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Werden Rechnungen per Fax übersendet, so gilt es hier zu beachten, dass, sofern der Versand nicht über ein Standardfax sondern zum Beispiel über ein Computerfax erfolgt, ebenfalls eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich ist.

Quelle: BMF Schreiben zur Rechnungsrichtlinie